मैनेजर ऑफ एड्मिनिसट्रेशन एंड सिस्टम्स

उद्देश्य:

PETA इंडिया के मुंबई कार्यालय की प्रशासनिक टीम के सदस्यों का प्रबंधन करना, कार्यालय के सभी प्रशासनिक कार्यों का संचालन कुशल तरीके से सुनिश्चित करना, और संगठन की प्रशासनिक प्रक्रियाओं में सुधार हेतु अपने सुझाव देना।

जॉब का प्रकार: 

फुल टाईम

जॉब का स्थान:

मुंबई

रिपोर्टिंग ऑफिसर  :

CEO

मुख्य जिम्मेदारियाँ एवं कर्तव्य : 

PETA इंडिया के मुंबई ऑफिस से संबंधित

प्रशासनिक कर्मचारियों का प्रबंधन करते हुए, उनकी जिम्मेदारियों का मानक संचालन प्रक्रियाओं (SOPs) के अनुसार पालन सुनिश्चित करना और ऑफिस सिस्टम की योजना बनाकर उसका कार्यान्वयन करना

• दैनिक निरीक्षण और आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाइयों के माध्यम से कार्यालय परिसर एवं सुविधाओं का पूर्ण प्रबंधन करना जिसमें कार्यालय के अंदर एवं बाहर की सफाई का ध्यान देना शामिल है
• कार्यालय में प्रयोग होने वाले सामान का उचित रिकॉर्ड रखते हुए मासिक ऑडिट करना एवं सुझावों के साथ रिपोर्ट तैयार करना
• वर्क स्टेशन, एयर कंडीशनर, कंप्यूटर, प्रिंटर, इनवर्टर, वाटर प्यूरीफायर, एयर प्यूरीफायर और CCTV कैमरों जैसे कार्यालय उपकरणों का रखरखाव सुनिश्चित करना
• संबंधित उपकरणों की वॉरेंटी कराना या इसे आगे बढ़वाना और आवश्यकतानुसार नए उपकरण खरीदना
• कर्मचारियों को आवंटित कार्यालय उपकरण – जैसे कि फोन और लैपटॉप के नियमित संचालन को सुनिश्चित करना और ज़रूरत पड़ने पर, अनुमोदन प्राप्त कर उपकरणों को बदलना
• मुंबई कार्यालय के शिपिंग और मेलिंग सिस्टम का प्रभावी प्रबंधन करना, जिसमें स्थानीय डाकघर, कूरियर और पार्सल कंपनियों के साथ समन्वय करना शामिल है
• स्टॉक की मासिक जांच के आधार पर छपाई के लिए ऑर्डर देना और प्रभावी वितरण सुनिश्चित करना
• मुंबई कार्यालय द्वारा संचालित विभिन्न अभियानों के लिए और पशुचिकित्सा विभाग एवं आपातकालीन प्रतिक्रिया टीम से संबंधित सूची (जिसमें दवा और अन्य उपकरण शामिल हैं) की प्रभावी खरीद सुनिश्चित करना और ऑन-साइट एवं ऑफ-साइट भंडारण व वितरण का प्रबंधन करना
• यह सुनिश्चित करना कि मुंबई कार्यालय के संबंधित विभागों की आवश्यकताओं के अनुसार प्रॉप्स और अन्य कलाकृतियां समय पर तैयार या मुद्रित और वितरित की जा रही हैं
• उचित लागत पर सेवाओं और उत्पादों की गुणवत्ता सुनिश्चित करते हुए, प्रत्येक आवश्यकता के लिए कम से कम तीन हितधारकों और विक्रेताओं के साथ बातचीत करना
• पशु आहार, दवा, और अन्य उत्पादों की प्रभावी आपूर्ति सुनिश्चित करके एनिमल फॉस्टर कार्यक्रमों का प्रबंधन करना और फॉस्टर पैरेंट्स की पशुचिकित्सकीय सेवाओं से संबंधित सहायता करना
• यात्रा और होटल बुकिंग सहित स्टाफ सदस्यों के लॉजिस्टिक अनुरोधों को शीघ्रता से प्रबंधन करना

जनरल

• CEO के अनुमोदन के साथ PETA इंडिया के कर्मचारियों से संबंधित जानकारी, पत्र, रिपोर्ट, दस्तावेज, फोटो और अन्य रिकॉर्ड दाखिल करने के संबंध में आवश्यकतानुसार SOP बनाना और इसे समय-समय पर अपडेट करना
• संबंधित सुपरवाइजरों के साथ कार्य करते हुए रिकॉर्ड कीपिंग करना और SOP का पालन सुनिश्चित करना
• CEO या वाइस प्रेसिडेंट के अनुरोध पर प्रशासनिक संचार तैयार करना एवं उसे साझा करना
• PETA इंडिया के साझा कलेंडर (shared calender) पर कर्मचारियों द्वारा अपलोड सामग्री हेतु SOP का पालन सुनिश्चित करने के लिए सुपरवाइजरों के साथ मिलकर कार्य करना और इस सामग्री को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करना
• IT विभाग की मदद से सॉफ्टवेयर का चयन करना और सॉफ्टवेयर का उपयोग करके PETA इंडिया के महत्वपूर्ण संपर्कों का डेटाबेस बनाना और उसे लगातार अपडेट करना
• समूह के IT विभाग या ज़रूरत पड़ने पर किसी बाहरी IT सर्विस प्रोवाइडर की मदद से PETA इंडिया की सॉफ्टवेर जरूरतों की पूर्ति सुनिश्चित करना
• PETA इंडिया के डेटा स्टोरेज सिस्टम के प्रबंधन हेतु IT के साथ मिलकर कार्य करना
• PETA इंडिया द्वारा प्रकाशित एनिमल टाइम्स पत्रिका, वार्षिक समीक्षा, “रेस्क्यूड” कैलेंडर, और अनुरोध के अनुसार अन्य मुद्रित सामग्री के लिए सामग्री का समन्वय करें
• नवीनतम और सर्वोत्तम प्रौद्योगिकी, प्रणालियों और प्रक्रियाओं पर नज़र रखना और इस संबंध में नियमित सुझाव देना
• सूचना को प्रभावी ढंग से साझा करने के लिए आवश्यकतानुसार Microsoft Excel, PowerPoint, और अन्य एप्लिकेशनों का उपयोग करना
• CEO या वाइस प्रेसिडेंट के अनुरोध पर PETA इंडिया द्वारा आयोजित कार्यक्रमों के प्रबंधन में सहायता करना
• ऑफिस लिसिस का समय पर नवीनीकरण सुनिश्चित करना, आवश्यकता पड़ने पर उपयुक्त कार्यालय स्थल की पहचान करना और सुचारू रूप से स्थानांतरण सुनिश्चित करना
• सुपरवाइजर द्वारा सौंपे गए किसी भी अन्य कर्तव्यों का पालन करें

योग्यता : 

• संबंधित विषय में स्नातकोत्तर डिग्री को प्राथमिकता
• कम से कम पांच साल का प्रासंगिक अनुभव
• Word, Excel और PowerPoint सहित Microsoft Office applications में सशक्त दक्षता
• इंटरनेट में रुचि और उत्कृष्ट ज्ञान
• अंग्रेजी और हिंदी का अच्छा ज्ञान
• अन्य क्षेत्रीय भाषाओं के ज्ञान को वरीयता
• बेहतरीन मौखिक संचार कौशल
• पत्र लिखने और संपादित करने की क्षमता सहित उत्कृष्ट लेखन कौशल
• संगठनात्मक और प्रशासनिक विचारों को विकसित करने और निष्पादित करने की सिद्ध क्षमता
• एक कुशल स्वतंत्र कर्मी होने के साथ-साथ टीम का बेहतरीन सदस्य होने की क्षमता
• उत्कृष्ट शोध कौशल
• दिए गए कार्य पूरे करने के साथ-साथ पहल करने और आगे बढ़ने की क्षमता
• ठोस निर्णय लेने की क्षमता
• मजबूत संगठनात्मक कौशल और छोटे-छोटे पहलुओं पर ध्यान देने की क्षमता
• दबाव में काम करने और समय सीमा को पूरा करने की सिद्ध क्षमता
• पेशेवर ढंग से विभिन्न प्रकार के लोगों से व्यवहार स्थापित करने की क्षमता
• गोपनीय जानकारी को विवेकपूर्ण ढंग से संभालने की क्षमता
• आवश्यकतानुसार यात्रा करने की क्षमता और इच्छा (ज्यादातर PETA इंडिया या साझेदार संगठनों के कार्यालयों में)
• वीगन जीवन शैली का पालन
• पशु अधिकार के मुद्दों और अभियानों की पूरी जानकारी
• PETA इंडिया की विचारधारा का तार्किक रूप से समर्थन करने एवं संस्था के विचारों को पेशेवर रूप से प्रकट करने की क्षमता
• संगठन के उद्देश्यों के प्रति प्रतिबद्धता

आवेदन करने का तरीका:

PETA इंडिया में किसी भी रिक्त पद पर आवेदन करने हेतु कृपया कवर लैटर के साथ अपना लेटेस्ट CV यहाँ भेजें।